Steigende Prozesskosten, mehr Reisetätigkeit und knappe Fachkräfte setzen Finanzteams unter Druck. Gleichzeitig erwarten CFOs belastbare Governance, kurze Durchlaufzeiten und saubere Daten für Steuerung und Abschluss. Gerade im Spesenmanagement zeigt sich, wie teuer gewachsene manuelle Abläufe geworden sind.

Eine anonymisierte Fallstudie aus dem Jahr 2026 zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen mit edi und Expense Intelligence die Kosten je Spesenbericht von EUR 48,82 auf unter EUR 10 senkte und damit rund EUR 180.000 pro Jahr einsparte.

Ausgangslage im Mittelstand

Im Mittelpunkt steht ein Medizintechnikunternehmen mit 380 Mitarbeitenden, Hauptsitz in Süddeutschland sowie Vertriebsstrukturen in Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen arbeitet mit einem kompakten Finanzteam aus CFO, Finance Lead, drei Mitarbeitenden im Accounting und dezentralen Freigabeverantwortlichen in Vertrieb und Service.

Das Spesenaufkommen war für diese Größenordnung typisch, die Prozesse jedoch weitgehend manuell. Belege kamen als Papier, Foto oder PDF, Prüfungen erfolgten in mehreren Schleifen, Rückfragen per E-Mail. Hinzu kam ein Mangel an Transparenz bei Richtlinienverstößen, Doppelbuchungen und Ausgabemustern nach Land, Team und Kostenstelle.

Kostenbild vor der Umstellung

Die interne Analyse orientierte sich an gängigen EU-Benchmarks für manuelle Spesenprozesse. Für die Fallrechnung wurden konservative Annahmen verwendet.

• 420 Spesenberichte pro Monat
• 5.040 Berichte pro Jahr
• Bearbeitung über Mitarbeitende, Teamleads und Accounting mit mehreren Prüfschritten
• Hoher Anteil an Rückfragen wegen fehlender Belege, falscher Kategorien und nicht sauber angewendeter Travel Policy
• Vollkosten pro manuell bearbeitetem Bericht: EUR 48,82
• Jährliche Prozesskosten: 5.040 x EUR 48,82 = EUR 246.053

Nicht eingerechnet waren Verzögerungen im Monatsabschluss oder verlorene Zeit in den Fachbereichen. Schon auf Basis der reinen Prozesskosten war der Handlungsdruck aus CFO-Sicht eindeutig.

Warum edi und Expense Intelligence

Die Entscheidung fiel nicht wegen einer einzelnen Funktion, sondern wegen der Kombination aus Automatisierung, Policy-Logik und Auswertbarkeit. Gesucht war kein reines Erfassungstool, sondern ein System, das Prüfung, Kategorisierung, Freigabe und Übergabe in die Finanzbuchhaltung durchgängig abbildet.

Das Projekt dauerte zehn Wochen. Beteiligt waren CFO, Finance Lead, Accounting, IT sowie die für Reisekostenrichtlinien zuständige HR-Funktion.

Im ersten Schritt wurde der Ist-Prozess aufgenommen, inklusive Ausnahmen nach Land und Funktion. Danach folgten digitale Policy-Regeln, Belegerkennung, automatische Vorkontierung, Freigabeworkflows und die Integration ins ERP. Ein Reporting-Layer machte erstmals sichtbar, wo Verstöße, Ausreißer und unnötige Schleifen im Prozess entstanden.

Reibungspunkte gab es dennoch. Die Qualität historischer Stammdaten war uneinheitlich, internationale Regeln mussten harmonisiert werden, und nicht alle Führungskräfte akzeptierten neue Freigabedisziplin sofort. Entscheidend war, dass Finance die Umstellung als Steuerungsprojekt führte und nicht an die IT delegierte.

Kostenbild nach der Implementierung

Sechs Monate nach dem Go-live hatte sich der Prozess stabilisiert. Die Bearbeitung verlief weitgehend digital, Rückfragen gingen deutlich zurück, und die First-Time-Right-Quote stieg spürbar.

• Weiterhin 5.040 Spesenberichte pro Jahr
• Prozesskosten pro Bericht nach Automatisierung: EUR 9,20
• Jährliche Prozesskosten: 5.040 x EUR 9,20 = EUR 46.368
• Direkte Einsparung im Prozess: EUR 246.053 - EUR 46.368 = EUR 199.685 pro Jahr
• Zusätzlich kürzere Durchlaufzeiten, weniger Abstimmungen im Accounting und bessere Sicht auf Ausgaben nach Team, Land und Richtlinie

ROI über 12 Monate

Für die ROI-Rechnung setzte das Unternehmen offen ausgewiesene Projekt- und Lizenzkosten an. Auch damit blieb der Business Case klar positiv.

• Vorher-Kosten p.a.: EUR 246.053
• Nachher-Kosten p.a.: EUR 46.368
• Direkte Einsparung p.a.: EUR 199.685
• Einführungs- und Integrationskosten einmalig: EUR 24.000
• Lizenz- und Betriebskosten Jahr 1: EUR 18.000
• Gesamtkosten Lösung Jahr 1: EUR 42.000
• Nettoeffekt im ersten Jahr: EUR 199.685 - EUR 42.000 = EUR 157.685
• Ab Jahr 2 liegt die Einsparung bei rund EUR 182.000 p.a., da nur noch Lizenz- und Betriebskosten anfallen
• Payback-Zeit: knapp 3 Monate

Was CFOs daraus lernen können

Erstens werden Prozesskosten im Spesenmanagement im Mittelstand oft unterschätzt. Wer nur auf Lizenzkosten schaut, verfehlt den eigentlichen Hebel. Relevant ist der Vollkostenblick je Vorgang.

Zweitens funktioniert Automatisierung nur auf Basis klarer Standards. Uneinheitliche Richtlinien, schwache Stammdaten und lokale Sonderregeln verteuern jede Digitalisierung.

Drittens sind Expense-Daten mehr als ein Abrechnungsnebenprodukt. Richtig ausgewertet liefern sie Hinweise auf Kostenverhalten, Compliance-Risiken und Steuerungspotenziale in Vertrieb, Service und Management.

Handlungsempfehlungen für 2026

CFOs sollten 2026 mit drei Kennzahlen beginnen: Kosten je Spesenbericht, Durchlaufzeit bis zur Freigabe und Anteil fehlerfreier Erstbearbeitung. Darauf aufbauend lässt sich beurteilen, ob ein Prozess standardisierbar und damit automatisierbar ist.

Wichtig ist, die Einführung nicht als Softwareprojekt zu unterschätzen. Wer Richtlinien nicht sauber übersetzt, Ausnahmen nicht klärt und die Fachbereiche nicht einbindet, verschiebt Probleme nur in ein neues System. Der hier skizzierte Fall zeigt jedoch, dass sich mit sauberer Umsetzung auch in einem mittelständischen Umfeld Einsparungen von rund EUR 180.000 pro Jahr realistisch erreichen lassen.