Il existe différentes approches et modèles pour gérer les cartes de crédit des collaborateurs au sein d'une entreprise. De l'IBCP au CBCP en passant par l'IBIP – nous présentons les différences entre les méthodes courantes et montrons comment Edi simplifie le décompte des cartes de crédit.

Cartes IBCP et CBCP

Les cartes IBCP (Individual Billed Corporate Paid) sont des cartes de crédit émises au nom de chaque collaborateur. La facture est établie au nom du collaborateur et réglée directement par l'entreprise. Ce type de carte peut être utilisé pour tous types d'achats et est très répandu en Suisse. Les dépenses privées doivent être réglées par le titulaire de la carte lui-même.

Contrairement au modèle « IBCP », avec les cartes CBCP (Corporate Billed Corporate Paid), le montant est facturé à l'ensemble de l'entreprise et non à la personne individuelle. Le remboursement des dépenses privées à l'entreprise relève de la responsabilité de cette dernière.

L'avantage majeur de ces deux variantes est évident : les collaborateurs n'ont à se soucier de rien. Les banques privilégient et promeuvent également ces modèles en conséquence. Cependant, ce système présente des inconvénients, notamment lors du traitement des frais :

• Les entreprises doivent s'attendre à des cycles de frais nettement plus longs.
• L'équipe financière doit attendre les rapports de frais complets de tous les collaborateurs pour effectuer la réconciliation (rapprochement des comptes). Cela peut non seulement s'avérer long et fastidieux, mais aussi entraîner des retards de paiement ou des factures devant être payées sans avoir été contrôlées.

Cartes IBIP

La carte IBIP (Individual Billed Individual Paid) n'est pas établie au nom de l'entreprise, mais au nom du collaborateur. L'entreprise se porte garante de la carte, ce qui permet d'obtenir des limites plus élevées qu'avec une carte privée. La facture de la carte de crédit est toutefois réglée par le collaborateur lui-même.

Cela présente des avantages pour les entreprises :

• Elles n'ont pas à se soucier de la réconciliation, ce qui réduit la charge de travail de l'équipe financière. Le contrôle incombe aux collaborateurs.
• Elles peuvent réduire les cycles de frais de deux semaines en moyenne, car les collaborateurs ont tout intérêt à soumettre leurs décomptes le plus rapidement possible afin de percevoir le remboursement avant l'échéance de la facture de la carte de crédit.
• Les données de transaction dans le système sont exactes à 100 %.
• Le taux de change correct est utilisé.
• Moins de saisies manuelles pour les collaborateurs.

Pour les banques, le modèle IBIP implique davantage de travail. C'est pourquoi elles recommandent de préférence un autre modèle. Si vous optez malgré tout pour l'IBIP, vous devrez vous attendre à des modèles de prix moins intéressants.

Accélérer et automatiser les processus avec l'IBIP

Nous recommandons d'utiliser des cartes IBIP dans la mesure du possible. Avec les cartes IBIP « Walking Cards », vous motivez vos collaborateurs à soumettre leurs décomptes de frais de manière complète et rapide. L'outil de frais Edi simplifie alors le processus :

1. Après un achat, les collaborateurs photographient les justificatifs directement avec l'application Edi ou les téléchargent sur leur ordinateur.
2. Des intégrations modernes transmettent le flux de la carte de crédit à Edi en quelques minutes.
3. Edi reconnaît la transaction et l'attribue automatiquement à un justificatif correspondant.

Edi travaille en étroite collaboration avec tous les principaux émetteurs de cartes de crédit, tels que Viseca et Cornèrcard. Ces partenariats vous aident à accélérer les processus d'onboarding. Néanmoins, nous recommandons d'impliquer votre banque le plus tôt possible dans le projet et de demander les flux de cartes, car certaines banques ont des délais de traitement plus longs et pourraient ainsi retarder le projet.

Grâce à l'intégration des cartes de crédit dans les systèmes financiers, les collaborateurs ainsi que l'équipe financière gardent en permanence une vue d'ensemble et le contrôle sur toutes les transactions.

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