Les responsables voyages connaissent bien le problème : la politique voyages est clairement définie, les cartes professionnelles sont utilisées, et pourtant, une grande partie du traitement des notes de frais nécessite encore des corrections manuelles. Des reçus manquent, les informations sont incomplètes et les réservations ne peuvent être correctement imputées. C’est précisément là que l’intégration du compte entreprise AirPlus avec l’EDI prend tout son sens.

AirPlus est l’un des principaux fournisseurs de solutions de paiement pour entreprises dans la région DACH (Allemagne, Autriche et Suisse) et compte plus de 53 000 clients. Par ailleurs, 69 % des voyageurs d’affaires utilisent des cartes professionnelles pour leurs dépenses. Cela démontre que les données de paiement sont déjà disponibles dans de nombreuses entreprises. Le goulot d’étranglement ne réside pas dans le paiement lui-même, mais dans son traitement ultérieur pour l’établissement des notes de frais.

Ce que l'intégration AirPlus-edi permet concrètement

L'intégration connecte directement le compte AirPlus de l'entreprise à edi. Dès qu'un paiement lié à un voyage est initié via AirPlus, les données de la transaction sont automatiquement transférées vers edi et préparées comme une dépense ou directement enregistrées. Les employés n'ont plus besoin de reporter manuellement la transaction du terminal de paiement vers la note de frais.

Ce processus est essentiel pour une utilisation pratique :

1. Réservation ou paiement :

Un vol, un hôtel ou tout autre service de voyage est payé via le compte AirPlus de l'entreprise ou une carte virtuelle AirPlus.

2. Transfert automatique des données :

Les données de paiement sont automatiquement transférées d'AirPlus vers edi. Les informations pertinentes telles que le montant, la date, le commerçant et le type de service sont ainsi disponibles sans interruption.

3. Affectation dans le processus de gestion des dépenses :

edi affecte la transaction à l'employé, au voyage ou au contexte de coût approprié. Le résultat apparaît comme une dépense préparée ou dans la note de frais finalisée.

4. Vérification simplifiée :

Au lieu de la saisie manuelle des données, les employés et les équipes financières se contentent de vérifier les exceptions. Cela réduit considérablement le temps de traitement.

L'AIDA comme levier technique

AirPlus A.I.D.A., ou AirPlus International Data Aggregation, présente un intérêt particulier pour les gestionnaires de voyages. Il ne s'agit pas d'un simple argument marketing, mais d'un avantage concret : les données supplémentaires issues du processus de paiement sont traitées de manière à ce que les réservations soient identifiées et automatiquement attribuées avec une précision accrue.

Ce système est particulièrement performant avec les cartes virtuelles. Lorsqu'une carte virtuelle AirPlus A.I.D.A. est utilisée pour une réservation, la dépense est automatiquement rattachée au contexte approprié dès la génération du service de voyage. Cela réduit considérablement le travail de rapprochement traditionnel entre les transactions par carte, les réservations de voyage et les notes de frais.

Pour les gestionnaires de voyages, cela se traduit par une diminution des demandes d'informations aux voyageurs, une réduction des incertitudes lors de la clôture de fin de mois et un allègement significatif des audits et de la conformité aux politiques.

Là où le retour sur investissement est généré au quotidien

Les avantages de l'intégration ne se manifestent pas dans une promesse abstraite de numérisation, mais bien dans trois effets très concrets.

Gain de temps
Les employés n'ont plus besoin de saisir deux fois les paiements par carte. Les équipes financières effectuent moins de corrections. Avec un volume important de déplacements professionnels, cela se traduit rapidement par un gain de productivité mesurable.

Réduction des erreurs

Les erreurs de saisie manuelle, les montants manquants et les dépenses mal imputées sont considérablement réduits. Les données proviennent directement du flux de paiement et non d'une saisie ultérieure.

Conformité

L'intégration automatique des données de paiement dans le processus de gestion des dépenses améliore la transparence du respect des politiques de voyage. Les dépenses peuvent être systématiquement examinées, évitant ainsi des corrections fastidieuses a posteriori.

Pourquoi cela concerne les responsables de voyages

Les responsables des voyages se retrouvent souvent confrontés à des attentes contradictoires : les voyageurs souhaitent un processus simple, le service financier exige des données fiables et les services RH et conformité requièrent de la transparence. L’intégration AirPlus-edi répond précisément à ce besoin.

Au lieu de tenter de discipliner les processus par des formations supplémentaires ou des directives plus strictes, le flux de travail est techniquement optimisé. Le paiement devient le point de départ du suivi automatisé des dépenses. En pratique, cette méthode est bien plus efficace que n’importe quel rappel concernant des reçus manquants.

En particulier pour les entreprises gérant un volume important de dépenses liées aux vols, aux hôtels et aux déplacements, cela se traduit par un processus de bout en bout plus performant : de la réservation au paiement, jusqu’à la note de frais finale.

Conclusion

Si votre entreprise utilise déjà AirPlus, une grande partie de son potentiel est déjà à votre portée. Grâce à l'EDI, ces données de paiement sont non seulement archivées, mais aussi rendues exploitables. Le processus de gestion des dépenses devient plus rapide, plus efficace et plus facile à contrôler.

Pour les responsables voyages, il ne s'agit pas d'un simple atout, mais d'un véritable levier pour rationaliser les processus de voyage tout en améliorant la qualité des données.

Demandez une démonstration si vous souhaitez découvrir comment le compte entreprise AirPlus et l'EDI peuvent automatiser le suivi des dépenses au sein de votre entreprise.

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